La descripción de la solución adoptada para la realización de un sistema propuesto puede hacerse de formas muy variadas.
La finalidad de este documento es proponer una forma simple de abordar ese problema para que sea usada en la presentación de prácticas de laboratorio en las que se exija la implementación de una solución completa. Estas normas deberán entenderse como un mínimo orientativo en la organización de dicha documentación.
La documentación de un sistema deberá dividirse en las siguientes partes :
• Documentación de construcción.
• Índice de contenido.
• Especificación.
• Arquitectura.
• Módulos de nivel 1.
• Módulos de nivel 2.
• Módulos de nivel n.
• Documentación de uso.
• Manual del usuario.
• Configuración del sistema.
• Documentación complementaria.
• Restricciones del ambiente operativo de ejecución.
• Ejemplos de test, salidas típicas, etc.
• Errores.
• Bibliografía utilizada.
• Documentación relativa al código.
• Documentación sobre la organización del código.
• Código fuente.
Documentación de construcción
Índice de contenido:
Es una tabla que contiene las páginas de comienzo de cada una de las partes que siguen.
Especificación:
Una descripción de lo que debe hacer el sistema, idealmente sin entrar en cómo va a hacerlo.
Arquitectura:
Debe describirse qué partición del problema se ha realizado indicando qué módulos se han usado, qué misión realiza cada uno y qué relaciones hay entre ellos.
Módulos de un nivel cualquiera:
Habrá una serie de módulos de primer nivel, cada uno de los cuales se subdividirá en otros módulos de segundo nivel y así sucesivamente hasta completar el sistema.
En cada módulo deberá describirse su utilidad global, los servicios públicos que presta y qué módulos los utilizan.
Igualmente si ciertos servicios del módulo se prestan mediante la petición de servicios a módulos de nivel inferior, deberá decirse qué módulos son utilizados por el que estamos documentando.
Normalmente un módulo subordinado estará construido en torno a la implementación de los servicios de uno o varios tipos abstractos de datos de interés para la aplicación.
Es frecuente realizar el módulo de nivel más alto como un módulo de control que solicita los servicios de más alto nivel a otros módulos subordinados, en los que delega para realizar el trabajo de otros niveles inferiores. Incluso esa estrategia es aplicable a los módulos de niveles más bajos, pero deberá evitarse acoplamientos entre módulos en los que algunos módulos de nivel bajo pidan servicios a módulos de nivel superior.
Para describir las funciones que componen un módulo se separarán las descripciones de las funciones pertenecientes al interfaz público de las demás.
Cada función se documentará indicando su finalidad. Se especificará su prototipo y se comentará la semántica, el formato y el uso de cada uno de los argumentos y del resultado, indicando asimismo las restricciones de uso si la implementación depende del sistema operativo.
Documentación de uso Manual del usuario
Se documentarán en esta sección las formas de uso del sistema a través del interfaz de usuario o de comunicaciones que se haya previsto, poniendo ejemplos de uso legal y su salida típica.
Configuración del sistema
Se comentará aquí el conjunto de valores de las constantes de configuración que el sistema asumirá por defecto, indicando sus significados y señalando las formas de hacer los cambios que puedan necesitarse.
Documentación complementaria
Restricciones del ambiente operativo de ejecución
En esta sección deben comentarse las particularidades que nuestro sistema necesite para ser ejecutado como servicios del sistema operativo o de comunicaciones que se usan de modo explícito y que podrían afectar a la portabilidad del código, etc.
Ejemplos de test, salidas típicas, etc.
Incluiremos aquí una serie de ejemplos de salidas proporcionadas por el sistema en condiciones normales de uso.
Errores
Se documentarán en esta sección los errores detectados por el sistema, sus correspondientes
mensajes de error, su significado y si son recuperables o no, indicando el procedimiento de recuperación si lo hay.
Bibliografía utilizada
Se documentará aquí la bibliografía usada para el diseño e implementación del sistema.
Documentación relativa al código
Documentación sobre la organización del código. Se indicará aquí la estructuración de los archivos que componen el código en los directorios correspondientes y toda la información necesaria para compilar y enlazar los distintos módulos que se hayan usado, tanto los implementados directamente por el desarrollador como los archivos objeto y las bibliotecas no estándares que deban utilizarse.
Código fuente
Por último se acompaña un listado organizado por módulos del sistema objeto del trabajo, junto a los archivos auxiliares necesarios para su instalación, configuración, compilación, enlace y ejecución.
miércoles, 27 de enero de 2010
¿ Qué es la Normalización?
Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.
Teoria General De Los Manuales De Documentación
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.
El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:
Concreto.
Ser preciso y definir los términos utilizados.
Utilizar párrafos cortos.
Utilizar títulos y subtítulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia
Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.
Teoria General De Los Manuales De Documentación
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios dc acuerdo a sus necesidades.
El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:
Concreto.
Ser preciso y definir los términos utilizados.
Utilizar párrafos cortos.
Utilizar títulos y subtítulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia
La documentación de sistemas
La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
CERTIFICACIÓN ISO 9000
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlos.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante.
El procedimiento metodológico que aquí se propone cumple el objetivo de servir como guía para implementar sistemas documentales que cumplan con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicado por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad. Se ha estructurado en seis etapas, que cuentan con objetivos específicos y siguen un orden cronológico. Las tareas que se relacionan en cada etapa contribuyen al logro de los objetivos planteados y algunas pueden ser desarrolladas paralelamente, de acuerdo con la dinámica del propio proceso de implementación del sistema documental.
ETAPA 1. Determinación de las necesidades de documentación.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Tareas:
a) Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentación aplicables a la organización.
b) Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de requisitos legales.
c) Estudiar mapas de proceso y determinar cuáles deben ser documentados.
d) Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.
Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.
Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.
Tareas:
a) Elaborar la guía para el diagnóstico
b) Ejecutar el diagnóstico.
c) Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.
d) Elaborar el plan de acciones correctivas para eliminar no conformidades en la documentación existente.
Etapa 3.Diseño del sistema documental.
Objetivo: Establecer todos los elementos necesarios para la elaboración del Sistema Documental.
Tareas:
a) Definir la jerarquía de la documentación.
b) Definir estructura y formato del Manual de Calidad.
c) Determinar los procesos de la documentación.
d) Establecer el flujo de la documentación.
e) Confeccionar el plan de elaboración de documentos
f) Planificar la capacitación del personal implicado.
Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas:
a) Capacitar al personal implicado.
b) Elaborar los procedimientos generales.
c) Elaborar el Manual de Calidad.
d) Elaborar otros documentos de acuerdo al plan trazado en la etapa anterior.
e) Revisar y aprobar los documentos por parte del personal autorizado.
Etapa 5. Implantación del sistema documental.
Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.
Tareas:
a) Definir el cronograma de implantación.
b) Distribuir la documentación a todos los implicados.
c) Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación.
d) Poner en práctica lo establecido en los documentos.
e) Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.
Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continúa.
Tareas:
a) Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.
b) Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.
En la etapa de diseño del sistema documental es donde se materializa en mayor medida la naturaleza sistémica de la gestión de la documentación. Al determinar cuáles son los procesos que la conforman y los flujos de la documentación, no se hace otra cosa que planificar el funcionamiento del sistema. El resto del ciclo de gestión (implementación, control y mejora) se manifiesta en las etapas siguientes.
Es importante en la etapa de diseño asignarle a los documentos de procedencia externa un lugar en la jerarquía de la documentación, y luego garantizar el control de estos documentos a través de las demás etapas. Aunque este procedimiento es aplicable a cualquier organización, aquellas que cuenten con la tecnología adecuada y soporten su sistema documental en un sistema informático, obtendrán resultados superiores, fundamentalmente en las etapas 5 y 6.
La aplicación del procedimiento requiere de una buena dosis de sentido común para no convertir la documentación en burocracia, y evitar que el sistema se convierta en un elemento que complique los procesos fundamentales.
Podemos concluir que:
El procedimiento metodológico propuesto constituye una guía para implementar un sistema documental acorde con las normas ISO 9000:2000 que da respuesta a la necesidad de las organizaciones que se enfrentan a esta tarea.
La aplicación del procedimiento permite trascender la simple elaboración de documentos y convertir el sistema documental en una herramienta para la gestión de la calidad.
Beneficios:
Mejor diseño del producto.
Mejor calidad del producto.
Reducción de desechos, rectificaciones y quejas de los clientes.
Eficaz utilización de mano de obra, máquinas y materiales (productividad).
Eliminación de cuellos de botella,
Creación de un clima de trabajo distendido.
Creación de una conciencia respecto a la calidad y mayor satisfacción de clientes internos, mejorando la cultura de la calidad de la organización.
Confianza entre los clientes.
Mejora la imagen y credibilidad de la empresa.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante.
El procedimiento metodológico que aquí se propone cumple el objetivo de servir como guía para implementar sistemas documentales que cumplan con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicado por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad. Se ha estructurado en seis etapas, que cuentan con objetivos específicos y siguen un orden cronológico. Las tareas que se relacionan en cada etapa contribuyen al logro de los objetivos planteados y algunas pueden ser desarrolladas paralelamente, de acuerdo con la dinámica del propio proceso de implementación del sistema documental.
ETAPA 1. Determinación de las necesidades de documentación.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Tareas:
a) Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentación aplicables a la organización.
b) Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de requisitos legales.
c) Estudiar mapas de proceso y determinar cuáles deben ser documentados.
d) Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.
Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.
Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.
Tareas:
a) Elaborar la guía para el diagnóstico
b) Ejecutar el diagnóstico.
c) Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.
d) Elaborar el plan de acciones correctivas para eliminar no conformidades en la documentación existente.
Etapa 3.Diseño del sistema documental.
Objetivo: Establecer todos los elementos necesarios para la elaboración del Sistema Documental.
Tareas:
a) Definir la jerarquía de la documentación.
b) Definir estructura y formato del Manual de Calidad.
c) Determinar los procesos de la documentación.
d) Establecer el flujo de la documentación.
e) Confeccionar el plan de elaboración de documentos
f) Planificar la capacitación del personal implicado.
Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas:
a) Capacitar al personal implicado.
b) Elaborar los procedimientos generales.
c) Elaborar el Manual de Calidad.
d) Elaborar otros documentos de acuerdo al plan trazado en la etapa anterior.
e) Revisar y aprobar los documentos por parte del personal autorizado.
Etapa 5. Implantación del sistema documental.
Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.
Tareas:
a) Definir el cronograma de implantación.
b) Distribuir la documentación a todos los implicados.
c) Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación.
d) Poner en práctica lo establecido en los documentos.
e) Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.
Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continúa.
Tareas:
a) Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.
b) Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.
En la etapa de diseño del sistema documental es donde se materializa en mayor medida la naturaleza sistémica de la gestión de la documentación. Al determinar cuáles son los procesos que la conforman y los flujos de la documentación, no se hace otra cosa que planificar el funcionamiento del sistema. El resto del ciclo de gestión (implementación, control y mejora) se manifiesta en las etapas siguientes.
Es importante en la etapa de diseño asignarle a los documentos de procedencia externa un lugar en la jerarquía de la documentación, y luego garantizar el control de estos documentos a través de las demás etapas. Aunque este procedimiento es aplicable a cualquier organización, aquellas que cuenten con la tecnología adecuada y soporten su sistema documental en un sistema informático, obtendrán resultados superiores, fundamentalmente en las etapas 5 y 6.
La aplicación del procedimiento requiere de una buena dosis de sentido común para no convertir la documentación en burocracia, y evitar que el sistema se convierta en un elemento que complique los procesos fundamentales.
Podemos concluir que:
El procedimiento metodológico propuesto constituye una guía para implementar un sistema documental acorde con las normas ISO 9000:2000 que da respuesta a la necesidad de las organizaciones que se enfrentan a esta tarea.
La aplicación del procedimiento permite trascender la simple elaboración de documentos y convertir el sistema documental en una herramienta para la gestión de la calidad.
Beneficios:
Mejor diseño del producto.
Mejor calidad del producto.
Reducción de desechos, rectificaciones y quejas de los clientes.
Eficaz utilización de mano de obra, máquinas y materiales (productividad).
Eliminación de cuellos de botella,
Creación de un clima de trabajo distendido.
Creación de una conciencia respecto a la calidad y mayor satisfacción de clientes internos, mejorando la cultura de la calidad de la organización.
Confianza entre los clientes.
Mejora la imagen y credibilidad de la empresa.
LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN EN ISO
Cuando se inicia un proceso como el de ISO 9000, no siempre se tiene conciencia de la importancia para la empresa, de desarrollar documentos de trabajo, no obstante los problemas cotidianos son similares a los más abajo referidos.
Uno de los problemas mayores en las empresas, se da cuando las personas hacen las cosas de distinta manera sin seguir una práctica establecida como forma única, consecuencia de ello son los resultados obtenidos, totalmente distintos de una persona a otra, de un departamento a otro o de una planta a otra.
Muchos de los usuales compradores de "hamburguesas" en alguna de las tiendas de comida rápida, confían en recibir invariablemente un mismo tipo de producto, un mismo servicio y hasta una misma sonrisa. Esta uniformidad únicamente se logra si las personas saben cuales cosas deben hacer (procedimiento) y el cómo hacerlo (la instrucción).
Otra dificultad generalizada se presenta cuando no se conoce con claridad las responsabilidades o bien en donde terminan las labores de una persona y en donde la pasa al compañero(a). Esto se evita con el desarrollo de la documentación partiendo del Manual de Calidad pues desde ahí se define el QUIEN HACE QUE y en los procedimientos muchas veces se incluye el CUANDO.
Por último, se encuentra la capacitación recibida cuando se ingresa a la empresa la cual hoy día, pasa de "degeneración en degeneración". Ha sido la costumbre, al iniciar un puesto el capacitar al recién llegado por medio del ocupante actual, con lo cual el conocimiento se va degenerando, pues no siempre se transmite al nuevo todo lo aprendido. El sistema de documentación permite, desde el mismo ingreso de una persona o bien traslado a una nueva función, ser capacitado en la forma originalmente establecida y considerando los cambios realizados con el tiempo en los procesos documentados.
Si bien es reconocido el éxito alcanzado por muchas empresas en el pasado, sin contar con la documentación apropiada, las exigencias del entorno (competencia) y principalmente de nuestros clientes no nos permiten entregar productos distintos a los ofrecidos o bien peores a los adquiridos la última vez.
Existen otros elementos importantes como lo es la certificación, pero es importante destacar que las empresas lo que requieren es un buen sistema de calidad, que aumente la satisfacción de sus clientes, no una certificación para colgar en la pared.
Uno de los problemas mayores en las empresas, se da cuando las personas hacen las cosas de distinta manera sin seguir una práctica establecida como forma única, consecuencia de ello son los resultados obtenidos, totalmente distintos de una persona a otra, de un departamento a otro o de una planta a otra.
Muchos de los usuales compradores de "hamburguesas" en alguna de las tiendas de comida rápida, confían en recibir invariablemente un mismo tipo de producto, un mismo servicio y hasta una misma sonrisa. Esta uniformidad únicamente se logra si las personas saben cuales cosas deben hacer (procedimiento) y el cómo hacerlo (la instrucción).
Otra dificultad generalizada se presenta cuando no se conoce con claridad las responsabilidades o bien en donde terminan las labores de una persona y en donde la pasa al compañero(a). Esto se evita con el desarrollo de la documentación partiendo del Manual de Calidad pues desde ahí se define el QUIEN HACE QUE y en los procedimientos muchas veces se incluye el CUANDO.
Por último, se encuentra la capacitación recibida cuando se ingresa a la empresa la cual hoy día, pasa de "degeneración en degeneración". Ha sido la costumbre, al iniciar un puesto el capacitar al recién llegado por medio del ocupante actual, con lo cual el conocimiento se va degenerando, pues no siempre se transmite al nuevo todo lo aprendido. El sistema de documentación permite, desde el mismo ingreso de una persona o bien traslado a una nueva función, ser capacitado en la forma originalmente establecida y considerando los cambios realizados con el tiempo en los procesos documentados.
Si bien es reconocido el éxito alcanzado por muchas empresas en el pasado, sin contar con la documentación apropiada, las exigencias del entorno (competencia) y principalmente de nuestros clientes no nos permiten entregar productos distintos a los ofrecidos o bien peores a los adquiridos la última vez.
Existen otros elementos importantes como lo es la certificación, pero es importante destacar que las empresas lo que requieren es un buen sistema de calidad, que aumente la satisfacción de sus clientes, no una certificación para colgar en la pared.
Pasos para estandarizar procedimientos
Analizar y diagnosticar los procedimientos necesarios.
Definir el tema con su estándar, procedimiento y políticas.
Capacitar al personal tanto como sea necesario.
Implementar en el área de trabajo.
Evaluar el procedimiento, el estándar y al personal aplicándolo.
Aplicar un estándar puede llevar tiempo y requiere de un esfuerzo constante hasta que se queda establecido y funcional pero vale la pena en el mediano y largo plazo, sólo que no deje un estándar por siempre, revíselo y modifíquelo o modifique el procedimiento de ser necesario para que vaya a la par con el crecimiento de la empresa y su entorno.
El sistema ISO 9000 se refiere a un grupo de Normas sobre el Sistema de Calidad de cualquier tipo de empresa, sea esta una industria, un banco o una oficina del gobierno, pequeña o grande. ISO, en otros términos significa hacer las cosas de una misma manera indiferentemente de la persona encargada de ejecutar el proceso, pues ésta debe hacerlo tal y como se establece en los documentos de trabajo establecidos o en la capacitación brindada.
Pero además ISO significa para las empresas el ordenarse de una manera lógica, siguiendo las diferentes etapas desde el diseño del producto o servicio, su venta, la compra de materiales, la ejecución del proceso, el almacenaje y la entrega al cliente.
Adicionalmente las empresas documentan la forma de hacer las cosas, para siempre hacerlas de una manera idéntica, lo cual significa entregar productos y servicios idénticos, indiferentemente del lugar en donde se ubiquen las diferentes plantas o de las personas encargadas de elaborarlos, tal como podemos observarlo en las cadenas de comidas rápidas internacionales. Hay que aclarar que el hacer las cosas de manera idéntica no implica que se estén haciendo correctamente las cosas correctas.
ISO sustenta las técnicas desarrolladas durante bastante tiempo por el "Mejoramiento Continuo, Kaizen" o bien la "Reingeniería" pues obliga a documentar los cambios en los procesos de manera de no perder el aporte tan valioso brindado por los colaboradores de la empresa.
Otro punto que refuerza el que realmente se hagan las cosas tal y como se escribe, se logra por medio de las Auditorías Internas, en donde el mismo personal debidamente capacitado y con conocimientos sobre los procesos, verifica de una forma objetiva e independiente si realmente lo que se establece en la documentación es lo que se realiza. Un proceso puede estar documentado, y no necesariamente escrito. Si esto no es así se emiten no conformidades detectadas en el sistema.
Cada gerencia como responsable de su área, da seguimiento a todas las no conformidades por medio de acciones correctivas o preventivas verificando tanto su implementación como la efectividad de los cambios realizados y si éstos realmente han logrado el resultado esperado.
Definir el tema con su estándar, procedimiento y políticas.
Capacitar al personal tanto como sea necesario.
Implementar en el área de trabajo.
Evaluar el procedimiento, el estándar y al personal aplicándolo.
Aplicar un estándar puede llevar tiempo y requiere de un esfuerzo constante hasta que se queda establecido y funcional pero vale la pena en el mediano y largo plazo, sólo que no deje un estándar por siempre, revíselo y modifíquelo o modifique el procedimiento de ser necesario para que vaya a la par con el crecimiento de la empresa y su entorno.
El sistema ISO 9000 se refiere a un grupo de Normas sobre el Sistema de Calidad de cualquier tipo de empresa, sea esta una industria, un banco o una oficina del gobierno, pequeña o grande. ISO, en otros términos significa hacer las cosas de una misma manera indiferentemente de la persona encargada de ejecutar el proceso, pues ésta debe hacerlo tal y como se establece en los documentos de trabajo establecidos o en la capacitación brindada.
Pero además ISO significa para las empresas el ordenarse de una manera lógica, siguiendo las diferentes etapas desde el diseño del producto o servicio, su venta, la compra de materiales, la ejecución del proceso, el almacenaje y la entrega al cliente.
Adicionalmente las empresas documentan la forma de hacer las cosas, para siempre hacerlas de una manera idéntica, lo cual significa entregar productos y servicios idénticos, indiferentemente del lugar en donde se ubiquen las diferentes plantas o de las personas encargadas de elaborarlos, tal como podemos observarlo en las cadenas de comidas rápidas internacionales. Hay que aclarar que el hacer las cosas de manera idéntica no implica que se estén haciendo correctamente las cosas correctas.
ISO sustenta las técnicas desarrolladas durante bastante tiempo por el "Mejoramiento Continuo, Kaizen" o bien la "Reingeniería" pues obliga a documentar los cambios en los procesos de manera de no perder el aporte tan valioso brindado por los colaboradores de la empresa.
Otro punto que refuerza el que realmente se hagan las cosas tal y como se escribe, se logra por medio de las Auditorías Internas, en donde el mismo personal debidamente capacitado y con conocimientos sobre los procesos, verifica de una forma objetiva e independiente si realmente lo que se establece en la documentación es lo que se realiza. Un proceso puede estar documentado, y no necesariamente escrito. Si esto no es así se emiten no conformidades detectadas en el sistema.
Cada gerencia como responsable de su área, da seguimiento a todas las no conformidades por medio de acciones correctivas o preventivas verificando tanto su implementación como la efectividad de los cambios realizados y si éstos realmente han logrado el resultado esperado.
sábado, 9 de enero de 2010
La Estandarización
Un estándar es el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definición y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual significa en forma práctica lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado. Para que un estándar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy específicos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento está definido por tareas específicas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutirá en el resultado deseado independientemente de quién lo realice. Esto aplica también para los estandares para la documentación de cualquier sistema.
Si se logra estandarizar mediante procedimientos las actividades de la empresa se conseguirá disminuir tiempos y tener una imagen sólida de empresa eficiente; pero lograr esto requiere de un poco de tiempo y paciencia.
Se debe empezar por analizar y diagnosticar cuáles son los procedimientos necesarios para la operación, qué funciona y qué no funciona actualmente, qué procedimientos existen y cuáles no existen tanto en forma operativa como en forma escrita y cuáles son las prioridades. El siguiente paso es definir los temas que serán convertidos en procedimientos con su estándar específico. Se debe continuar con una capacitación para todo el personal para que comprendan el concepto y las ventajas de estandarizar las operaciones, seguido del entrenamiento de los temas específicos mediante enseñanza teórico-práctica donde los participantes deben realizar el procedimiento para entenderlo perfectamente. Por último se debe evaluar en forma periódica para asegurar la calidad del servicio y detectar posibles malos entendidos o actitudes contrarias al procedimiento o hasta errores de planeación en el procedimiento, para poder tomar acción y corregir.
La estandarización es un proceso de mejora continua en el que los clientes percibirán un alto grado de profesionalismo y se podrá obtener un mejor control de las acciones, además de poder dar congruencia a una imagen profesional con un servicio o producto del mismo nivel.
Otros conceptos de Estandarizacion:
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarizacion
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estandares Básicos De Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
La documentación deberá ser completa.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
Si se logra estandarizar mediante procedimientos las actividades de la empresa se conseguirá disminuir tiempos y tener una imagen sólida de empresa eficiente; pero lograr esto requiere de un poco de tiempo y paciencia.
Se debe empezar por analizar y diagnosticar cuáles son los procedimientos necesarios para la operación, qué funciona y qué no funciona actualmente, qué procedimientos existen y cuáles no existen tanto en forma operativa como en forma escrita y cuáles son las prioridades. El siguiente paso es definir los temas que serán convertidos en procedimientos con su estándar específico. Se debe continuar con una capacitación para todo el personal para que comprendan el concepto y las ventajas de estandarizar las operaciones, seguido del entrenamiento de los temas específicos mediante enseñanza teórico-práctica donde los participantes deben realizar el procedimiento para entenderlo perfectamente. Por último se debe evaluar en forma periódica para asegurar la calidad del servicio y detectar posibles malos entendidos o actitudes contrarias al procedimiento o hasta errores de planeación en el procedimiento, para poder tomar acción y corregir.
La estandarización es un proceso de mejora continua en el que los clientes percibirán un alto grado de profesionalismo y se podrá obtener un mejor control de las acciones, además de poder dar congruencia a una imagen profesional con un servicio o producto del mismo nivel.
Otros conceptos de Estandarizacion:
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarizacion
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estandares Básicos De Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
La documentación deberá ser completa.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
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