Pasos para estandarizar procedimientos

Analizar y diagnosticar los procedimientos necesarios.
Definir el tema con su estándar, procedimiento y políticas.
Capacitar al personal tanto como sea necesario.
Implementar en el área de trabajo.
Evaluar el procedimiento, el estándar y al personal aplicándolo.


Aplicar un estándar puede llevar tiempo y requiere de un esfuerzo constante hasta que se queda establecido y funcional pero vale la pena en el mediano y largo plazo, sólo que no deje un estándar por siempre, revíselo y modifíquelo o modifique el procedimiento de ser necesario para que vaya a la par con el crecimiento de la empresa y su entorno.

El sistema ISO 9000 se refiere a un grupo de Normas sobre el Sistema de Calidad de cualquier tipo de empresa, sea esta una industria, un banco o una oficina del gobierno, pequeña o grande. ISO, en otros términos significa hacer las cosas de una misma manera indiferentemente de la persona encargada de ejecutar el proceso, pues ésta debe hacerlo tal y como se establece en los documentos de trabajo establecidos o en la capacitación brindada.

Pero además ISO significa para las empresas el ordenarse de una manera lógica, siguiendo las diferentes etapas desde el diseño del producto o servicio, su venta, la compra de materiales, la ejecución del proceso, el almacenaje y la entrega al cliente.

Adicionalmente las empresas documentan la forma de hacer las cosas, para siempre hacerlas de una manera idéntica, lo cual significa entregar productos y servicios idénticos, indiferentemente del lugar en donde se ubiquen las diferentes plantas o de las personas encargadas de elaborarlos, tal como podemos observarlo en las cadenas de comidas rápidas internacionales. Hay que aclarar que el hacer las cosas de manera idéntica no implica que se estén haciendo correctamente las cosas correctas.

ISO sustenta las técnicas desarrolladas durante bastante tiempo por el "Mejoramiento Continuo, Kaizen" o bien la "Reingeniería" pues obliga a documentar los cambios en los procesos de manera de no perder el aporte tan valioso brindado por los colaboradores de la empresa.

Otro punto que refuerza el que realmente se hagan las cosas tal y como se escribe, se logra por medio de las Auditorías Internas, en donde el mismo personal debidamente capacitado y con conocimientos sobre los procesos, verifica de una forma objetiva e independiente si realmente lo que se establece en la documentación es lo que se realiza. Un proceso puede estar documentado, y no necesariamente escrito. Si esto no es así se emiten no conformidades detectadas en el sistema.

Cada gerencia como responsable de su área, da seguimiento a todas las no conformidades por medio de acciones correctivas o preventivas verificando tanto su implementación como la efectividad de los cambios realizados y si éstos realmente han logrado el resultado esperado.